是的，企业使用电子档案管理系统时，在资质申报、审计或评审等正式场合，通常需要提供系统截图作为辅助证明材料。
提供系统截图并非可有可无，而是为了直观地展示和验证企业的档案管理能力，确保其符合“真实性、完整性、可用性和安全性”（四性）的要求。
1. 为何需要提供系统截图？
证明系统真实存在：截图可以证明企业并非口头声称有系统，而是确实在使用一个具体的电子档案管理平台。
展示管理规范性：通过截图可以查看系统的功能模块（如归档、借阅、权限管理）、文件目录结构、命名规则等，从而判断企业档案管理是否规范、有序。
验证“四性”要求：
真实性：截图中显示的上传时间、操作日志、数字签名等，可以追溯文件来源。
完整性：展示项目档案的完整目录树，证明所有相关文件都已归集。
可用性：显示文件可正常预览、下载和检索。
安全性：体现权限设置、访问控制、操作留痕等功能。
弥补合同/制度的抽象性：《档案管理制度》是文字规定，而系统截图是实际执行的证据，两者结合更具说服力。
2. 应提供哪些关键截图？
不应随意截取，而应有针对性地提供能说明问题的核心页面：
系统登录界面与主界面：显示系统名称（如“XX档案管理系统”），证明系统品牌和整体概貌。
项目档案目录页：
展示一个具体业绩项目的完整档案目录。
目录应清晰列出各阶段文件夹，如“合同文件”、“方案设计”、“施工图设计”、“审查意见”、“竣工资料”等。
文件详情页：
打开一个关键文件（如施工图PDF），显示其元数据：文件名、大小、格式、上传时间、上传人、版本号等。
如果系统支持，显示文件的数字签名或防伪水印。
权限管理设置页：展示如何为不同角色（如管理员、设计师、部门负责人）分配查看、编辑、下载等权限。
操作日志/审计日志页：显示对某份档案的“上传”、“下载”、“修改”等操作记录，包含操作人、时间和IP地址，证明可追溯性。
备份与安全设置页（可选）：如果系统有自动备份、异地容灾或加密存储功能，可提供相关设置截图。
3. 提供截图的注意事项
清晰可读：截图分辨率要高，文字和图标清晰可见。
信息脱敏：对截图中的敏感信息（如员工姓名、客户全称、身份证号、银行账号等）进行马赛克或模糊处理，保护隐私和商业机密。
标注说明：在每张截图下方添加简短的文字说明，解释该截图证明了什么。例如：“图1：XX项目档案总目录，证明档案归集完整”。
与制度呼应：确保截图内容与《电子档案管理办法》中的规定一致。例如，制度中规定“按项目-年度-专业分类”，截图中的目录结构就应体现这一点。
总结
提供电子档案管理系统的截图，是将“软性制度”转化为“硬性证据”的重要手段。它能让审核人员快速、直观地了解企业档案管理的实际运行状况，增强申报材料的可信度。因此，不仅需要提供，还应精心准备，选择最具代表性的关键截图，并做好脱敏和说明，使其成为支撑企业合规管理的有力佐证。